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Come effettuare colloqui online

Ciao sono Valentina Patacca, bentornati sul canale Telegram Psicologia a Lavoro. Come molti di voi sapranno, oltre al lavorare come psicologa clinica, mi occupo anche della psicologia del lavoro e di selezione del personale, e svolgo il mio lavoro prevalentemente da remoto, quindi attraverso la tecnologia, e questo mi permette di lavorare con clienti e candidati senza alcun limite territoriale. In questo momento particolare che stiamo vivendo la tecnologia gioca un ruolo fondamentale e chi si destreggia tra le varie applicazioni, software, videcall e programmi vari ora ha la possibilità di cogliere molte opportunità. Dopo aver parlato, qualche giorno fa dello Smart Working, oggi ho pensato di condividere le buone prassi per l’utilizzo delle videochiamate, utili sia se siete alla ricerca di lavoro e dovrete affrontare oggi o in futuro colloqui via skype, ma anche se lavorate da casa e dovete far fronte a diverse videocall con cliente collaboratori e colleghi. Perchè per poter affrontare con soddisfazione un colloquio online è indispensabile sapere di cosa si tratta e come va gestito.

Quindi a seconda dello scenario da cui partite, avrete inviato una candidatura e dovrete affrontare un colloquio di lavoro oppure avete un appuntamento con clienti, colleghi o capo e dovete utilizzare la videochiamata per esporre il vostro lavoro o collaborare con altre persone. adesso siete tutti in attesa di collegarvi. Vediamo allora quali prassi seguire:

1 preparazione tecnica prima del colloquio: scaricate sul vostro pc il software gratuito Skype, o qualsiasi altro software avrete a disposizione, nel registrarvi inserite il vostro nome e cognome, no ai nomi di fantasia o spiritosi, inserite la vostra foto professionale,  cioè sfondo neutro e il vostro viso o mezzo busto, no alle foto ritagliate mentre abbracciate qualcuno, no alle foto delle vacanze. Se avete già un account skype che usate per le videochiamate con gli amici, createne uno nuovo esclusivamente da utilizzare per il lavoro. Assicuratevi che la vostra connessione internet sia stabile durante una videochiamata, che webcam e microfono funzioni al meglio, durante il colloquio è preferibile indossare gli auricolari per evitare l’eco quando parlate e per rimanere concentrati durante il colloquio.

2. verificate le impostazioni: Per fare le dovute verifiche potete farvi aiutare da un amico o un familiare contattandoli tramite Skype per verificare realmente tutti i dettagli tecnici. Preparatevi a risolvere eventuali problemi di connessione se dovesse cadere la linea, e a mantenre il sangue freddo se dovessero verificarsi problemi tecnici, come l’assenza di audio o di video. Soprattuto ricordate anche se voi non riuscite a vedere o sentire l’interlocuore, lui potrebbe invece sentirvi e vedervi, quindi rimanete professionali. Imparate a gestire i file che potrebbero esservi utili ad esempio durante un colloquio di lavoro, tenete a portate di click la vostra copia digitale del cv, della lettera di presentazione ed dell’offerta a cui state parteciapando, non chè tutti i vostri riferimento nel caso doveste inviarli. In ogni caso padroneggiate l’arte di inviare e ricevere file e la condivisione dello schermo, se ad esempio avete bisogno di visualizzare la presentazione di un progetto, potete visualizzarla in modalità icona in moda da recuperarla velocemente, imparate a destreggiarvi mentre parlate ad utilizzare mouse o tastiera. Imparate a mettere in pausa l’audio o a mettere in attesa una chiamata.

3. l’ambiente: da evitare in questi casi la cucina, la camera da letto, meglio una stanza se possibile o il soggiorno. Anche in questo caso l’aiuto di amico o familiare è l’ideale. Chiedete quindi un feedback sull’ambiente alle vostre spalle, di ciò che verrà inquadrato dalla telecamera, assicuratevi che sia il più neutro possibile, vanno bene una libreria, un quadro, una parete bianca, inoltre fate in modo di avere una buona illuminazione, di non avere alle spalle una finestra, perchè il riflesso disturberebbe la visuale dell’interlocutore, o una porta, in modo che se per sbaglio qualcuno dovesse entrare non verrebbe inquadrato (se dovesse accadere mi raccomando non alzate lo sgardo, ma rimanete fissi sullo schermo). Scegliete una sedia comoda e sufficientemente alta da inquadrarvi a mezzobusto.

4. il giorno del colloquio: per quanto riguarda l’abbigliamento pensate alla videochiamata come se doveste realmente uscire di casa e recarvi in ufficio o in azienda, quindi curate il vostro dress code dalla testa ai piedi, perchè se doveste per caso alzarvi e prendere un fascicolo sarebbe imbarazzante per entrambi, se foste in pigiama. Prediligete colori tenuti, potete anche fare una prova con la telecamera accedendo alle impostazioni. Comunicate alle persone in casa che state per iniziare una videochiamata in modo da non essere disturbati. Se utilizzate un portatile ricordatevi di collegarlo al carica batterie, prima di iniziare il colloquio. Siate puntuali, sia se siete voi a dover chiamare un cliente o un collega sia se siete ad un colloquio di lavoro, in questo secondo caso è bene collegarsi 10 minuti prima e attendere di essere contattati, e non fare pressione sul selezionatore, proprio come se foste in azienda e aspettate in sala d’attesa di essere convocati. Silenziate le notifiche sullo schermo dei vari social o della posta, il telefono di casa e lo smartphone, ma quest’ultimo tenetelo davanti in caso dovesse chiamarvi l’HR per imprevisti sul colloquio, o se il vostro capo /cliente non riuscisse a trovare il vostro account su Skype. Sulla vostra postazione ricordate di avere una bottiglia d’acqua con un bicchiere, se il vostro è un colloquio di lavoro posizionate sulla scrivania anche una versione cartacea del vostro cv e dell’offerta a cui state partecipando, il foglio con le domande da porre al selezionatore; inoltre qualunque sia la vostra situazione tenete a portata di mano bloc-notes e penna per eventuali appunti, che è meglio non prendere sulla tastiera. Durante il colloquio guardate la webcam, non distogliete lo sguardo, proprio come se foste di persona guardereste l’interlocutore negli occhi.

Evitate di gesticolare troppo, non vi muovete eccessivamente e non alzate la voce. Quando aprite Skype si aprirà anche una finestra più piccola che mostra la vostra immagine, tenetela aperta per tenere sotto controllo lo sfondo e la vostra inquadratura, ma se pensate vi distragga chiudetela. Quando state per concludere la videochiamata è vietato fare il segno di saluto con la mano, ma la cosa più importante è non commentate o non andate fuori tema finché non avrete attaccato, perché spegnere la webcam o il microfono non è come attaccare il telefono.

Autrice

Dr. Valentina Patacca

Psicologa del Lavoro e autrice del podcast Psicologia a Lavoro!

AUTRICE